Korespondencja seryjna

Poprzedni  Nastepny

Dokumenty wystawiane za pomocą programu winny być każdorazowo sprawdzone przez osobę wystawiającą przed ich wydaniem, gdyż osoba ta ponosi odpowiedzialność za błędy powstałe w wyniku nieprawidłowego wprowadzenia danych do programu



 

Kliknięcie na ikonę koperta1 z górnej listwy narzędziowej w widoku poczta uruchamia kreatora korespondencji seryjnej.

 

Na 1 stronie kreatora wybieramy "Korespondencji seryjnej" i klikamy przycisk dalej.

 

 

Na następnej stronie  wskazujemy źródło danych. Do wyboru mamy następujące opcje

 

zaznaczone osoby - korespondencja zostanie wykonana dla osób, które zostały oznaczone w kolumnie "X" w widoku osoby
wznowienia -  korespondencja zostanie wykonana dla tych klientów dla których w zadanym na kolejnej stronie okresie przypada termin wznowienia polisy
płatności - korespondencja  zostanie wykonana dla tych klientów dla których w zadanym na następnej stronie okresie wypada płatność jednej z rat polisy
polisy z filtra - korespondencja  do osób, które są właścicielami polis przefiltrowanych wcześniej w widoku polisy

 

 

 

Po kliknięciu na przycisk dalej wybieramy na kolejnej stronie wzór pisma korespondencji seryjnej.

 

kor ser dodanie

Rys.1  Okno wyboru wzoru pisma do korespondencji seryjnej

 

Na stronie tej możemy też dodać lub zmienić istniejący wzór.

Dodanie wzoru polega na wprowadzeniu treści listu wstawiając w miejscach, które mają zawierać informacje z bazy danych odpowiednie pola do tego celu służy menu "Wstaw".  W polach takich jak Nazwisko, Imię, Ulica program automatycznie wstawi dane poszczególnych klientów.

 

kor ser dodanie1

Rys. 2  Okno dodawania/edycji wzoru pisma wiodącego

 

Po wybraniu wzoru w następnym oknie wybieramy kryteria filtrowania zakresu danych: przez TU, date, nazwisko agenta i przyciskamy "Ok"

Finalna strona z wzorem pisma jak powyżej wyglądać będzie następująco:

 

kor seryjna

Rys. 3   Podgląd gotowego od wydruku pisma wiodącego


 

Przykład praktyczny: Wydrukuj korespondencje seryjną o treści "Agencja Ubezpieczeniowa  życzy wszelkiej pomyślności w Nowym Roku"  i zaadresuj ją

                                 do wybranych osób (do Jana Kowalskiego i Piotra Nowaka)

 

Rozwiązanie: W widoku osoby dostępnym po uruchomieniu programu kliknij ikonę zaznaczanie z górnej listwy narzędziowej i wybierz "odznacz wszystkie". Na liście osób odszukaj nazwisko Jan Kowalski i w ostatniej kolumnie oznaczonej symbolem "X" zaznacz pole tzw. "ptaszkiem". Powtórz operacje dla nazwiska Nowak Piotr.

Następnie w lewym menu wybierz ikonę koperta po otwarciu okna korespondencji seryjnej kliknij ikonę koperta1 znajdującą się w lewym górnym rogu. W otwartym okienku wybierz "Korespondencja seryjna" i kliknij dalej. W następnym oknie wybierz "zaznaczone osoby" i kliknij dalej.Otworzy się okno o nazwie Wybierz wzór pisma korespondencji seryjnej. Jako że nie posiadamy jeszcze wzoru pisma jakie planujemy napisać klikamy przycisk dodaj "Dodaj wzór".

Otworzy się okno oddawania wzoru pisma wiodącego (patrz rysunki i opis w powyżej). W treści głównej wpisujemy nasze życzenia Noworoczne, a w polach jak Jan, Kowalski, ul. Nowowiejska 1 wstawiamy pola Imię, Nazwisko, Ulica itd. wykorzystując opcje "wstaw" z górnego menu rozwijanego. Gdy wzór jest gotowy zatwierdzamy go przyciskiem "Zapisz" i nadajemy mu nazwę. W oknie Wybierz wzór pisma korespondencji seryjnej wybieramy nazwę naszego wzoru i klikamy przycisk "Dalej" a następnie "Zakończ". Program pokaże okno podglądu wydruku z tekstem naszego pisma. Możemy je wydrukować po kliknięciu na przycisk druk